Verliebt, Verlobt & Hochzeitsplanung


Du lernst deinen Partner kennen, ihr entdeckt Euch und die Welt. Ihr taucht in die Welten des jeweilig anderen ein und stellt fest, genau das ist der Partner, mit dem ich mein Leben verbringen möchte! Und dann macht einer von Euch den Antrag – und es folgt das große JA!!! Hach… eine Verlobung ist das i-Tüpfelchen der Beziehung. Jetzt geht das große Denken los. Wann soll eigentlich die Hochzeit stattfinden? Wann muss man eigentlich welchen Dienstleister buchen? Wer wird am großen Tag für all die wichtigen Dinge verantwortlich sein? 

Die eigene Hochzeit ist für die meisten Menschen oftmals das erste organisatorische Projekt dieser Größenordnung. Da ist es ganz klar, dass man sich erst einmal zurechtfinden muss. Hinzu kommt, dass es eben nicht „irgendein Projekt“ oder „irgendeine Veranstaltung“, sondern die eigene Hochzeit und somit alles entsprechend emotional aufgeladen ist. Und das ist auch gut so, denn auch wenn man das Budget und die Planung im Blick haben sollte, sind viele Entscheidungen rund um die Hochzeitsvorbereitung mit dem (hoffentlich guten) Bauchgefühl verbunden. 

Lasst uns gedanklich noch einmal zum Verlobungstag gehen. Ihr seid verlobt, habt Schmetterlinge im Bauch und ihr würdet am liebsten sofort heiraten. Das geht natürlich nicht. Aber wie geht man denn jetzt bei der Planung vor? Welchen Vorlauf sollte man sich bei der Planung einräumen? Ich selbst habe ja schon geheiratet und hätte sicher hier meine Tipps und Tricks mit Euch teilen können. Aber es gibt ja Experten. Und mit solch einer Expertin habe ich mich getroffen. Julia Leifheit hat ihre Leidenschaften zum Beruf gemacht. Sie unterstützt andere Menschen dabei, sich besser zu organisieren, die Zeit effizienter zu nutzen und das Beste aus dem Projekt heraus zu holen. Und weil sie das Thema Hochzeiten so liebt, ist sie nicht nur als Coach im Bereich Zeitmanagement unterwegs (ergophilista), sondern hat auch für die Hochzeitspaare ein eigenes Leistungsportfolio mit yes wedding day erstellt. 

So, nun möchte ich Euch nicht länger auf die Folter spannen. Hier gibt es nun Tipps und Tricks rund um die Planung Eurer Hochzeit von Julia.

Wann fängt man idealerweise mit der Planung der Hochzeit an? 

Die meisten Paare planen ihre Hochzeit etwa ein Jahr im Voraus. Aber natürlich gibt es auch kurzentschlossene Paare, die in wenigen Monaten ihre Traumhochzeit planen und andere, die sich für die Vorbereitung mehr Zeit nehmen. Hier gibt es kein richtig oder falsch, die Auswahl ist schlichtweg größer, wenn man früher dran ist. 

Besonders wichtig bei der Planung ist die Wahl der Dienstleister. Natürlich muss man auch auf den finanziellen Rahmen achten, aber dass die Chemie zwischen dem Brautpaar und dem Dienstleister stimmt ist wirklich essenziell. Daher sollte man auch rechtzeitig damit anfangen die zu einem passenden Dienstleister zu wählen, damit man am Ende nicht aus der Not heraus jemanden engagieren muss, weil der favorisierte Dienstleister bereits gebucht war. Ausgehend von einer durchschnittlichen Planungsphase von 12 Monaten würde ich die Dienstleister in folgender Reihenfolge suchen.

12 bis 9 Monate vor der Hochzeit

Die Location: Die Wahl der Location ist in der Regel eine der ersten Entscheidungen die getroffen wird. Abhängig davon ergeben sich viele weitere Punkte z.B. Ist ein Caterer in der Location integriert oder muss dieser gesondert gebucht werden? Arbeitet die Location mit festen Partnern oder hat man freie Wahl? Auch die Menge der benötigen Dekoration variiert von Location zu Location. Abhängig von der Anfahrt müssen ggf. Shuttles gebucht werden usw.
Das Catering: Essen und Trinken geht immer und spielt auch auf einer Hochzeit eine tragende Rolle. Sollte das Catering nicht in der Location inkludiert sein, empfiehlt es sich auch hier rechtzeitig mit der Suche zu starten.
Der oder die Trauredner/-in: Zwischen Euch und der Traurednerin oder dem Trauredner muss es funken. Ihr tausch Euch aus und steigt tief in das Leben von Euch ein – schließlich soll es ja eine authentische Trauung werden. Aus diesem Grund empfiehlt es sich frühzeitig mit der Suche und dem Kennenlernen anzufangen. 
Die Papeterie: Wenn man sich ein Papeterie Konzept wünscht, das sich durch die komplette Hochzeit zieht, ist auch bei dieser Dienstleistung ein früher Start nötig, um Save the Date Karten und Einladungen entsprechend parat zu haben. Menükarten, Namensschilder & Co haben noch etwas Zeit.
Den Fotografen: Es gibt kaum noch eine Hochzeit, die nicht von einem Fotografen begleitet wird. Da es ein so wesentlicher Punkt ist, wird dieser Dienstleister in der Regel auch sehr früh gewählt. 

9 bis 6 Monate vor der Hochzeit

Das Brautkleid: Nicht unbedingt eine Dienstleistung aber ein ganz wesentlicher Teil der Hochzeit ist das Brautkleid. Hier sollte man die Lieferzeiten berücksichtigen, die meist mehrere Monate betragen. Und da man auch nicht davon ausgehen kann, dass direkt das erste Kleid DAS Kleid ist und man mehrere Geschäfte besucht, ist ein Vorlauf von 6 bis 9 Monaten gut. 
Alle weiteren Dienstleister, die nur eine Hochzeit pro Tag begleiten können: Dienstleister, die im wahrsten Sinne des Wortes nur auf einer Hochzeit pro Tag tanzen können, sollten spätestens ein halbes Jahr vor der Hochzeit angefragt werden z.B. DJ & Musiker für die freie Trauung, Videograf, Stylist.

6 bis 3 Monate vor der Hochzeit

Der Anzug: Bei den Herren geht es mit der Kleiderwahl meist schneller und ein Vorlauf von maximal einem halben Jahr reicht aus.
Die Ringe: So klein und doch so bedeutungsvoll sind die Eheringe. Da diese in der Regel individuell angefertigt und graviert werden, ist auch hier eine Lieferzeit zu berücksichtigen. Eine großartige Sache ist auch das eigene Schmieden der Ringe (was übrigens in der Regel nicht viel teurer ist als die fertigen Modelle). 
Alle Dienstleister die ggf. auch mehrere Hochzeiten pro Tag begleiten/ beliefern können: Manche Anbieter können auch mehrere Hochzeiten pro Tag beliefern und können daher auch noch zu einem späteren Zeitpunkt gebucht werden z.B. Shuttles, Floristen, Konditoren bzw. die Torte, Kinderbetreuung.

3 Monate bis 4 Wochen vor der Hochzeit

Die Accessoires: Wenn noch nicht direkt beim Kleider- bzw. Anzugskauf geschehen, können nun noch die Accessoires für das Hochzeitsoutfit gewählt werden.
Die Details: Es soll als Gastgeschenk Pralinen mit dem Hochzeitslogo geben? Solche Details können in den letzten Wochen und Monaten vor der Hochzeit erledigt werden. Dies hat auch den Vorteil, dass das Gesamtkonzept steht und sich dadurch die Gestaltung der Details ergibt und nicht andersrum. 

Wie gesagt ist dies nur eine grobe Orientierung. Um den individuellen Fahrplan zusammenzustellen ist eine Frage entscheidend: „Was hat für euch persönlich Priorität?“ Ihr wünscht euch die Dekoration von genau der einen Floristin? Dann fragt sie sobald an wie möglich. Die eine Band, oder sonst keine, soll euch an eurem großen Tag begleiten? Dann lohnt es sich schnell zu sein. Das Styling spielt für euch eine untergeordnete Rolle? Dann schiebt diesen Punkt weiter nach hinten. 

Unabhängig davon spielen auch äußere Faktoren eine Rolle. Heiratet ihr z.B. an einem sehr beliebten Datum wie dem 18.08.2018, an dem viele andere Hochzeiten stattfinden, empfiehlt es sich schnell zu sein. Heiratet ihr hingegen an einem Tag unter der Woche oder außerhalb der Hochzeits-Hochsaison, sind vielleicht auch kurzfristig Dienstleister verfügbar die sonst auf Monate ausgebucht wären. 

Berücksichtigt bei eurer Zeitplanung bitte auch, dass es in den wenigsten Fällen so läuft, dass ihr einen Dienstleister anfragt und ihn direkt innerhalb weniger Minuten bucht. Die meisten Dienstleister bieten Vorgespräche an, die euch helfen sie und ihr Angebot kennenzulernen, die aber auch den Anbietern helfen sich ein Bild von euch zu machen. Diese Treffen oder Telefonate nehmen natürlich mehr Zeit ein, als einfach nur eine Terminvereinbarung, aber sie sind auch super wichtig, um das besagte Bauchgefühl zu Wort kommen zu lassen.

Liebe Julia, kannst du den Brautpaaren vielleicht noch Tipps geben, wie sie den zeitlichen und inhaltlichen Überblick behalten können?

Sehr gerne 😉 Um bei all den Dienstleistern den Überblick zu behalten ist eine Übersicht sehr hilfreich, ob mit Stift und Papier oder am PC ist Geschmackssache. 

Wenn ihr gerne am PC und mit Tool arbeitet, gibt es verschiedene Optionen für Listen wie z.B. Trello oder Wunderlist. Aber auch die gute alte Excelliste ist eine super Variante, die man sich ganz individuell zusammenstellen kann. Und keine Panik hier sind keine großen Formeln, Tabellen und obskure Funktionen nötig, um Excel für eure Hochzeitsplanung zu nutzen. Aber auch mit Stift und Papier kann man eine Hochzeit planen. Hier ist ein Notizbuch, in dem ihr alle eure Ideen sammelt, gut geeignet. Alternativ gibt es auch fertige Wedding Planner Bücher mit Listenvorlagen und Übersichten. Oder ihr sammelt eure einzelnen Notizen in einem Ordner. Ihr seht, der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt. Online findet ihr auch viele Listen und Vorlagen, die euch bei der Hochzeitsplanung helfen und einige davon sogar gratis. Schaut gerne auch mal auf meinem Blog unter der Rubrik Freebies vorbei, vielleicht ist auch die ein oder andere Checkliste für euch dabei. 

Hinsichtlich der Dienstleister würde ich so vorgehen: Überlegt euch welche Dienstleistungen ihr generell für eure Hochzeit benötigt z.B. Fotograf, Stilist, Location, etc. Im zweiten Schritt könnt ihr diese Sammlung priorisieren und somit entscheiden, welche Dienstleistungen euch besonders wichtig sind und somit mit der Suche welcher Anbieter ihr startet z.B. Priorität 1: Fotograf, Priorität 2: Location, Priorität 3: Stylist.

Wenn ihr die Priorisierung erstellt habt ist es hilfreich mal einen Blick auf euer Budget zu werfen. Wie viel Geld habt ihr insgesamt und wie viel wollt ihr pro Dienstleister ausgeben? Macht euch idealerweise eine Spalte mit eurem Planbudget und eine weitere mit den tatsächlichen Kosten.

Tipp: Die ersten drei Schritte könnt ihr auf einer Seite vornehmen, die dann eure Gesamtübersicht ist. Auf dieser Seite könnt ihr auch vermerken, wenn ihr den jeweiligen Punkt erledigt habt und seht, wo ihr in eurer Dienstleisterplanung steht. Für den nächsten Schritt würde ich Unterseiten oder einen neuen Reiter anlegen bzw. ein neues Blatt nehmen 😉

Wenn ihr einen groben finanziellen Rahmen gesteckt habt geht es an die Suche passender Anbieter. Welche Anbieter kommen für euch in Frage? Zum Beispiel Fotograf A, B oder C. Im nächsten Schritt könnt ihr die wichtigsten Punkt der Absprache festhalten. Hierbei gestaltet sich Excel als sehr hilfreich, da ihr gerade bei mehren Anbietern eine gute Übersicht habt z.B. „Angefragt am“, „Antwort erhalten am“, „Für unseren Termin verfügbar“, „Angebot erhalten am“, „Kosten“, „Kennenlerntermin am“.

Tipp: Ihr seht man kann hier viele Infos sammeln und hat alle Details auf einem Blick, vorausgesetzt man pflegt die Listen 😉Die Punkte können natürlich nach Belieben ergänzt werden und auch Punkte wie „Rechnung erhalten am“, „Rechnung bezahlt am“ etc. enthalten. Auch hier gilt: Your Day Your Way!  

Da es nun eh zu spät ist es zu leugnen, gestehe ich an diesem Punkt meine große Leidenschaft für Listen, Planung und Organisation. Wenn ihr diesbezüglich auch unabhängig von eurer Hochzeitsplanung Inspirationen sucht schaut gerne auch mal auf Instagram bei @ergophilista vorbei, die dazugehörige Website ist gerade in der Mache.

Die Trauzeugen haben meist so viele Aufgaben am Tag der Hochzeit, da tut eine unabhängige Unterstützung am Tag der freien Trauung wahnsinnig gut. Aber was ist denn genau deine Aufgabe, wenn dich ein Paar bucht?

Ich bin fest davon überzeugt, dass man seine Hochzeit selbst organisieren kann, sofern man Lust darauf hat. Und viele Paare möchten die Planung ihres großen Tages ja auch gar nicht abgeben, sondern die Fäden lieber selbst in der Hand halten. Doch irgendwann kommt selbst das organisierteste Paar an den Punkt, an dem es überlegt, ob es an alles gedacht hat und das ist auch vollkommen natürlich, denn wie gesagt, plant man in der Regel nicht alle Tage so ein bedeutendes Fest. Genau an diesem Punkt setze ich an. Ich checke gemeinsam mit meinen Paaren den bisherigen Stand der Planung und wir gehen gemeinsam den Zeitplan durch. Wurde an alles gedacht? Ist der Ablauf stimmig? Sind die Zeitslots passend? Zu diesen und weiteren Fragen gebe ich Tipps, Anregungen und Empfehlungen. 

Ich nehme Kontakt zu den gebuchten Dienstleistern auf und spreche mit ihnen offenen Fragen und den Ablauf durch. Des Weiteren besuchen das Paar und ich gemeinsam die Location und besprechen wo welcher Part der Hochzeit stattfinden soll. Wir gehen die Laufwege ab und schauen ggf. nach Schlechtwetteroptionen. Bei diesem Termin bin ich auch im Auftrag der anderen Dienstleister tätig und prüfe z.B. ob man wie geplant die Blumentüten an den Stühlen befestigen kann und ob es möglich ist Strom dorthin zu legen, wo die Band für die Zeremonie spielen soll. 

In den Tagen vor der Hochzeit treffe ich mich mit dem Paar und gehe nochmal den kompletten Ablauf Schritt für Schritt durch. Was passiert wann? Für welchen Part der Hochzeit sind wir an welchem Ort in der Location? Etc. Ich aktualisiere ggf. den Ablauf- und den Lageplan und informiere nochmal alle Dienstleister.

Am Tag der Hochzeit bin ich dann als Personal Assistant für das Brautpaar tätig und als Ansprechpartner für die Dienstleister und Gäste. Ich koordiniere die Abläufe und all die kleinen Details, die anfallen. Ich sammle Papierschnipsel auf, die auf dem Weg zum Alter liegen, bastle einen zusätzliche Blumenhaarschmuck, weil es plötzlich doch 4 statt 3 Blumenmädchen sind, kontrolliere dass die Vegetarier auch das vegetarische Menü an ihrem Platz vorfinden und sorge dafür, dass neben der Torte auch ein Tortenmesser liegt. Und manchmal rette ich auch eingezwickte Schleier aus Kleidersäcken. 

All diese Punkte sind kein Hexenwerk und natürlich können sich auch die Trauzeugen oder die Eltern darum kümmern. Aber ist es nicht viel schöner, wenn diese besonderen Menschen an diesem einmaligen Tag an der Seite des Brautpaars sein können und nicht damit beschäftigt sind die Deko von der Zeremonie zum Empfang zu tragen? 

Wieviel kostet denn deine Leistung?

Jede Hochzeit ist anders, daher erstelle ich auch für jedes Paar ein individuelles Angebot, das an ihren Bedürfnissen und Wünschen angepasst ist. Immer enthalten ist: der gemeinsame Checkup des aktuellen Planungsstandes, die gemeinsame Begehung der Location, die Absprache mit den Dienstleistern, die Erstellung des Ablauf- und Aufbauplans (sowohl für das Paar und mich als auch für die anderen Dienstleister), das finale Gespräch kurz vor der Hochzeit und die Betreuung am Tag der Hochzeit selbst.

Gerne helfe ich bei Bedarf aber auch bei der Suche weiterer Dienstleister, besorge die Gastgeschenke oder bin schon bei der Pre Party dabei.

@Copyright www.veronika-anna.de

Wie ist eigentlich dein beruflicher Background?

Wie gesagt geht es um die vielen kleinen Details, darum den Überblick zu behalten und die Abläufe zu koordinieren. Dies kann natürlich von den Trauzeugen oder Eltern übernommen werden, aber ein Hochzeitstag ist so schnell vorbei und die Momente so kostbar, dass der Faktor „gemeinsame Zeit“ eine noch wichtigere Rolle spielt als sonst schon. 

Des Weiteren kann ich auf einen breiten Erfahrungsschatz zurückgreifen. Seit mehr als 10 Jahren bin ich in den Bereichen Hotellerie, Gastronomie, Events und Hochzeiten tätig. Überschlagen komme ich auf rund 650 reine Veranstaltungstage, ohne Vor- und Nachbereitung. 650 Tage die ich operativ auf Veranstaltungen gearbeitet habe. Durch meine Ausbildung zur Hotelfachfrau und dem anschließenden Studium zur Veranstaltungsbetriebswirtin konnte ich die Branche aus allen Blickrichtungen erleben und habe aus diesem Hintergrund heraus zahlreiche Erfahrungen im In- und Ausland sammeln dürfen. Ich weiß also sehr gut wie es vor und hinter den Kulissen abläuft und kann daher auf Situationen ganz anders reagieren als z.B. Trauzeugen, die zusätzlich emotional ganz anders involviert sind. 


VIELEN DANK an dich liebe Julia, dass du so viel an Input gegeben hast. Solltet ihr liebe Paare mehr über Julia erfahren wollen, dann lohnt sich ein Besuch auf ihren Websites. Es lohnt sich aber auch Julia auf Instagram zu folgen, dort gibt sie immer wieder tolle Tipps!

Mehr zu Julia findet ihr hier: 
https://www.yes-wedding-day.de
https://www.julialeifheit.de